مدیریت ضعیف زمان به کمبود وقت ارتباطی ندارد. چگونگی استفاده از زمان، در این میان تعیین‌کننده است. چگونه می‌توان متوجه شد که زمان در چه راه‌هایی هدر می‌رود.
کمبود زمان، یکی از اساسی‌ترین مسائل رودرروی کارآفرینان است. چگونه ممکن است برخی افراد از مدت زمان مشابه، استفاده‌ی بسیار بیشتری ببرند؟ علت این امر، استفاده از ابزارهای مدیریت زمان برای پیگیری کارها نیست؛ بلکه آگاهی و اهمیت بالا به زمان در اختیار آنها و یادآوری اهمیت این مورد به دیگران است.
اگر شما نیز با مشکل نداشتن زمان کافی طی روز دست به گریبان هستید، می‌توانید با پاسخ به چند سوال حداقل متوجه سه الگوی هدررفت زمانتان شوید. سپس باید متعهد به تغییر آنها شوید. تغییر عادت‌های قدیمی دشوار است؛ بنابراین کمک گرفتن از یک مربی یا شریک کسب‌وکار، ایده‌ی مناسبی به‌نظر می‌رسد.
۱. آیا دیدگاه، اهداف و وظایف روزانه‌ی من روشن هستند؟ (روشن نبودن این مسائل منجر به تعلل و سردرگمی می‌شود.)
۲. آیا وظایف زیادی را برای انجام دادن طی روز تعیین کرده‌ام که منجر به شکل‌گیری انتظارات غیرواقع‌بینانه می‌شوند؟
۳. آیا اجازه داده‌ام که هر کارمند، تصور، مشتری، دوست یا عضوی از خانواده، تمرکز مرا مختل کند؟
۴. آیا حد و مرز سختگیرانه‌ای برای زمانم تعیین کرده‌ام و در این رابطه برای اطرافیانم خط و نشان کشیده‌ام؟
۵. آیا بیش‌از حد به مرزهای تعیین‌شده‌ام پایبند هستم یا انتظارات بیش‌از حد مشخص کرده‌ام؟
۶. آیا زمان زیادی را صرف صحبت کردن می‌کنم و گفتگوها را در موارد غیرضروری طولانی می‌کنم؟
۷. آیا همزمان به چند کار مشغول می‌شوم؟ (انجام دادن همزمان کارها به‌صورت مداوم، تاثیری مغایر بر بهره‌وری دارد.)
۸. آیا از مشغولیت زیاد لذت می‌برم؟
۹. آیا گذراندن زمان در موقعیت‌های پرآشوب را به آسایش ذهن ترجیح می‌دهم؟
۱۰. آیا نمی‌توانم «نه» بگویم؟
۱۱. آیا مشاغل و مراجعانی را می‌پذیرم که با من تناسبی ندارند؟
۱۲. آیا به‌دلیل مشغولیت بالا یا تعیین کردن مهلت زمانی غیرواقع‌بینانه برای رسیدگی به امور محول‌شده، خود را تحت فشار قرار می‌دهم؟
۱۳. روزانه چه میزان زمان صرف شبکه‌های اجتماعی می‌کنم؟
۱۴. آیا وظایف تکراری انجام می‌دهم؟
۱۵. آیا تا حد ممکن سازمان‌یافته هستم؟
۱۶. آیا به‌دلیل این‌که تصور نمی‌کنم هر کسی بتواند از پس انجام کارها بریاید، کنترل زیادی بر همه‌ی موارد اعمال می‌کنم؟
۱۷. آیا برای تماس‌های موردانتظار و جلسات با مراجعان دستپاچه و هراسان می‌شوم؟ آیا تصور می‌کنم که ممکن است هر آنچه نیاز باشد را ندانم؟
۱۸. آیا تصور می‌کنم که نمی‌توانم از پس هزینه‌ی استخدام کردن شخصی بربیایم؟
۱۹. آیا حقیقتا باور دارم که زمان موردنیاز برای موفقیت در وظایف اختصاصی خودم را ندارم؟ (انسان، خود تعیین می‌کند که در چه شرایطی قرار بگیرد.)
۲۰. آیا در لیست کاری روزانه‌ام، زمانی را برای اختصاص به موارد غیرمنتظره در نظر گرفته‌ام؟ (از تعیین کردن پشت‌سرهم کارها به‌طوری که زمانی برای کار دیگر نباشد، خودداری کنید.)
۲۱. آیا وظایف خود را به‌دلیل رسیدگی به مسائل فردی دیگر، کنار گذاشته‌ام؟ (آیا انجام هر کاری، ضرورت دارد؟)
۲۲. آیا برای رسیدگی به مسائل غیرمنتظره به‌شیوه‌ای سازمان‌یافته و موثر، برنامه‌ای دارم تا از تاثیرگذاری بیش‌از حد روی موارد دارای اولویت کاسته شود؟
فرسودگی شغلی باعث کاهش بهره‌وری می‌شود
۲۳. آیا زمانم را به‌طور منظم برای شناسایی نقاط قوت و ضعف در حوزه‌ی مدیریت زمان بررسی می‌کنم؟
۲۴. آیا تماس‌هایم را به روزها و وقفه‌های زمانی خاصی موکول می‌کنم تا از ایجاد خلاهای ۳۰ و ۶۰ دقیقه‌ای میان آنها جلوگیری کنم؟ (این فاصله‌ی زمانی، به‌وسیله‌ی هیچ کاری پر نمی‌شود.)
۲۵. آیا روزها و چارچوب‌های زمانی خاصی را برای انجام وظایف مشخص کرده‌ام؟ (برای مثال، اختصاص سه‌شنبه‌ها صبح به تماس‌های مربوط به فروش، ۱۲ تا ۱ بعدازظهر برای تماس گرفتن و پاسخ به ایمیل‌ها، پنج‌شنبه‌ها صبح به نوشتن در وبلاگ یا وظایف مربوط به بازاریابی.)
۲۶. آیا انجام وظایف مهم را به‌تعویق می‌اندازم؟
۲۷. چه تصوری در مورد پول دارم؟ آیا تصور می‌کنم هیچ مقداری از آن کافی نیست؟ (این باور باعث تصمیم‌گیری ضعیف و براساس ترس، به‌جای منطق می‌شود.)
۲۸. آیا در هنگام به‌صدا درآمدن زنگ تلفن و رسیدن ایمیل جدید، سریع به آن پاسخ می‌دهم؟
۲۹. آیا به‌خاطر یک یا دو مراجعه‌کننده‌ی پیگیر، تمام کارهای دیگر را رها می‌کنم؟
۳۰. آیا کارمندانم را به‌خوبی تعلیم می‌دهم تا از پرسش‌های تمام‌نشدنی جلوگیری کنم؟
انجام دادن همزمان کارها به‌صورت مداوم، تاثیری مغایر بر بهره‌وری دارد
۳۱. آیا با رشد دانش و توانایی‌های کارمندان،از مسئولیت‌های خود کناره‌گیری می‌کنم؟
۳۲. آیا جلسات منظم با کارمندان ترتیب می‌دهم تا از همسو بودن تمام افراد مطلع شوم؟
۳۳. آیا فرهنگ وفاداری و اعتماد را در شرکت گسترش داده‌ام؟ (کارمندان در یک فرهنگ سازمانی مثبت، عملکرد بالاتری نشان می‌دهند.)
۳۴. آیا کارمندانی را که عملکرد ضعیفی نشان داده‌اند، کنار می‌گذارم؟
۳۵. آیا همواره با ترس از دست دادن کارمندان ارزشمند شرکت دست‌وپنجه نرم می‌کنم؟ (هر فردی، جایگاه مختص به خود را دارد.)
۳۶. آیا کارمندان را به ثبت مراحل مجبور می‌کنم تا در زمان نبود یک کارمند مشخص، مشکلی پیش نیاید؟ (این مورد نیز به ارزش شرکت اضافه می‌کند.)
۳۷. آیا تصور می‌کنم همه باید مرا دوست بدارند؟ (برای تحقق این امر باید زمان زیادی اختصاص دهید و انتظارات بالایی را برآورده کنید.)
۳۸. آیا:
- کسب‌وکاری را راه‌اندازی کرده‌ام که فرصت بودن با فرزندانم را به‌خصوص در فصل تابستان به من می‌دهد؟
- در محیط پرهیاهو و استرس‌زایی زندگی می‌کنم و مرتب در موقعیت به‌انجام رساندن وظایف کاری و برآورده کردن همزمان نیازها و خواسته‌های فرزندانم قرار می‌گیرم؟
- درخواست کمک یا استخدام فردی را می‌کنم تا بتوانم بدون اختلال حواس به کسب‌وکارم بپردازم و از زمان اختصاص‌داده‌شده در کنار فرزندان لذت ببرم؟
۳۹. آیا اطلاع دارم که بیشترین زمان را صرف انجام چه موردی می‌کنم و آیا آن کار را برای دستیابی به اهدافی انجام می‌دهم که انرژی و خلاقیت زیادی را طلب می‌کنند؟ (روی انجام دادن وظایفی تمرکز کنید که انرژی بیشتری را طی زمان پرانرژی بودن شما درگیر کنند.)
۴۰. آیا ثابت کرده‌ام که مدل کسب‌وکار من همیشه سود بالایی کسب می‌کند یا به‌جای یافتن مسیر جدید، تنها در حال تقلا هستم؟
۴۱. آیا همچنان به شغل خود مشتاق هستم یا دیگر از انجام آن، انرژی نمی‌گیرم؟ (باید مشخص کنید که به انجام چه حرفه‌ای بیش از همه مشتاق هستید و به آن بپردازید.)
۴۲. آیا برای هفته‌ی پیش‌روی خود برنامه‌ریزی کرده‌ام و لیست کارهایم را از پیش مرور کرده‌ام؟
۴۳. آیا روزهایم را با عادت‌های سالمی شروع می‌کنم که الهام‌بخش هستند و انرژی بالایی به من می‌بخشند یا در صبح‌گاه، تنها در تختخواب دراز می‌کشم و پیش از بلند شدن به ایمیل‌هایم رسیدگی می‌کنم؟
۴۴. آیا اهداف استواری دارم و از چگونگی دستیابی به آنها مطلع هستم؟ (روشن نبودن اهداف یکی از عمده‌ترین مشکلات در مدیریت زمان ضعیف است.)
۴۵. آیا تمام زمان‌ها به ایده‌های فوق‌العاده‌ای می‌رسم و اهداف فعلی‌ام را برای بررسی این ایده‌ها کنار گذاشته‌ام؟
۴۶. آیا روز کاری‌ام را برای به‌انجام رساندن وظایف مربوط به منزل برهم زده‌ام و به امور شخصی بیشتری مشغول شده‌ام؟
۴۷. آیا به این دلیل که در خانه کار می‌کنم، به دیگران اجازه می‌دهم طوری با من رفتار کنند که گویی شغلی ندارم؟
۴۸. آیا حداقل یک مرتبه در سال به تعطیلات می‌روم؟ (فرسودگی شغلی باعث کاهش بهره‌وری می‌شود.)
۴۹. آیا همواره با احساس گناه بابت صرف نکردن وقت با خانواده یا هر مورد مهم دیگری سر می‌کنم؟ (احساسات منفی، ذهن را پر می‌کنند و روحیه را پایین می‌آورند.)
۵۰. آیا برای رشد خود و کسب‌وکارم از متخصصان مشورت می‌گیرم یا تصور می‌کنم که از همه‌ی مسائل مطلع هستم؟
هر موردی را می‌توان بهبود بخشید یا تغییر داد؛ تنها باید به خود باور داشته باشید، کنترل همه‌جانبه را کنار بگذارید و درخواست کمک کنید.